2014

Zintegrowany System Obsługi Zakupu, Produkcji Oraz Sprzedaży

Cały system składa się z 4 modułów:

SOZO

System ten ofertuje kompleksową obsługę od rejestracji zapytań ofertowych, poprzez ich wycenę przez dział zakupu, idąc dalej system daje możliwość tworzenia do danego zapytania skończywszy na rejestracji odpowidzi od klienta oraz zamówienia towaru niezbędnego do realizacji oferty.

System podzialony jest na określone zakresy fukcjonalne (zgodnie z podziałem pracowników).

I tak mamy fukcje:

  • uruchamiane tylko przez handlowców (rejestracja zapytania ofertowego, tworzenie oferty dla Klienta, rejestracja odpowiedzi do ofert)
  • uruchamiane tylko przez dział zaopatrzenia (do danego zapytania zaopatrzeniowcy przygotowują ceny i dostępności towaru do określonego zapytania)
  • administratorzy - pełne zarządzanie system, dostęp do wszystkich fukcji
  • Koordynatorzy (handlowców). Są to osoby które mogą nadzorować pracę wielu handlowców (widzą ich zapytania i oferty). Mogą również analizować skuteczność pracy działu handlowego

W systemie występuje ścisła specjalizacja i ograniczenie widoczności. Domyślnie system jest tak skonstruowany, że handlowcy widzą tylko swoje oferty, koordynatorzy widzą zaś tych, którzy są im przypisani.

Jeśli chodzi o zaopatrzeniowców, to oni widzą tylko te zapytania ofertowe (i ich pozycje) w których zostali wskazani przez handlowca jako osoby odpowiedzialne za przygotowanie ceny i dostępności towaru (zazwyczaj wiąże się to z faktem, że zaopatrzeniowcy są odpowiedzialni na określone marki produktowe).

W systemie każdy krok i przejście zapytania ofertowego ma odnotowaną stopkę czasową , zatem wiemy kto i ile czasu miał na określoną czynnność. W systemie mamy następujące etapy obsługi zapytania ofertowego, gdzie widzimy daty i czas ich realizacji:

  • rejestracja zapytania ofertowego i przypisanie pozycji do określonych zaopatrzeniowców
  • udzielanie odpowiedzi przez wskazanych w zapytaniu zaopatrzeniowców
  • tworzenie oferty handlowej dla klienta
  • wydruk oferty i wysłanie do klienta
  • moment odpowiedzi klienta
  • odnotowanie odpowiedzi w systemie
  • przekazanie do magazynu (gdy towar z półki) lub do zamówienia przez zaopatrzeniowców
  • po ściągnięciu towaru przez dział zaopatrzenia wystawienie faktury (zewnętrzny system) i zamknięcie zapytania

Ważną informacją, jest fakt, że system potrafi eksportować pozycje z odpowiedzi od klienta do systemów wystawiających faktury np. Wf-Mag, Subiekt, CDN Optima, SAP BO i inne.

Ciekawą fukcją podczas realizacji zapytania ofertowego jest możliwość dołączania różnego rodzaju załączników do zapytania ofertowego/oferty. Mogą to być dokumentacje, skany certyfikatów. Załączniki są również przechowywane w bazie i osoby pracujące nad określoną ofertą mają wspólną bazę wiedzy.

Dzięki zunifikowaniu szablonu oferty handlowej, wszystkie oferty mają jednakową szatę graficzną, zgodną z potrzebą firmy.

Ofertę możemy drukować, eksportować do plików typu DOC, PDF, TXT.

Dodatkowymi fukncjami ułatwiającymi pracę są m.in. możliwość kopiowania zapytań lub ofert, ich łączenie, przekazywanie innym pracownikom w przypadku nieobecności w pracy.

MONT

System jest rozwinięciem działu zaopatrzenia w SOZO. W firmach zajmujących się produkcją lub konfekcjonowaniem produktów pozycje z zapytania wchodzą właśnie na MONTOWNIĘ. Tu rozkładamy produkt z zapytania na elementy składowe zgodnie z recepturą i ponownie pytamy się zaopatrzeniowców o dostępność użytych komponentów. Zaopatrzeniowcy w montowni odpowadają i następnie osoba typu oferent w montowni udziela odpowiedź do handlowca (do systemu SOZO) na określone produkty.

Gdy taki produkt zostanie zaakceptowany przez Klienta wraca ponownie do MONTowni ale już jako pozycja do ujęcia w planie produkcji. Planista określa datę startu produkcji danego produktu, określna ilość i inne parametry niezbędne do poprawnego przeprowadzenia procesu produkcji. Oczywiście w całym systemie MONT jest wiele miejsc w tabelach, gdzie za pomocą pasków postępu (w sposób graficzny) informmujemy do się dzieje z danym elementem, na jakim etapie produkcji znajduje się dany element itp.

Zasada pracy tutaj jest analogiczna jak w systemie SOZO.

MONT-PROD

Jest to moduł przygotowany specjalnie dla działu produkcji, gdzie użytkownicy widzą wprost co jest do wykonania na produkcji.

Widnieje to jako lista ze zniezrealizowanymi zapytaniami ofertowymi. Od razu widzimy ile jest produktów do wykonania w danym zleceniu produkcyjnym, ile sztuk z danego produktu, ile już zostało wykonane itd. Po skońćzeniu każdej jednej sztuki produktu tabela jest momentalnie aktualizowana.

Pracownik przychodząc do pracy na produkcji za pomocą czytników kodów kreskowych podłącza się pod określone zlecenie produkcyjne (opcjonalnie drukuje kartę zlecenia produkcyjnego). Następnie wykonuje czynności zgodnie z kartą i zdaje konkretną sztukę produktu. System wygeneruje określoną etykietę z kodem kresowym i po jego zczytaniu przez skaner (potwierdzenie poprawności wydruku i naklejenia etykiety) sztuka produktu zostaje zaewidencjonowana w systemie.

Takie podejście będzie w przyszłości pozwalało na prześledzenie całej drogi od zapytania ofertowego, przez ofertę, fakturę, osoby wykonujące dany produkt. Jest to ważny element w realizacji późniejszych reklamacji.

SPED

Jest to malutki moduł podłączony do MONT, gdzie ewidencjonujemy moment opuszczania towarów z magazynu (produkcji) do klienta.

System potrafi tworzyć paczki z informacją dla firm spedycyjnych typu GLS, DPD i inni. System również wspiera kolektory danych, którymi "odklikujemy" produkty wkładane do paczki dla klienta, aby potwierdzić w sposób jednoznaczny poprawność zapakowanego towaru.

Dodatkowym elementem spinającym wszystkie moduły jest wewnętrzny komunikator, gdzie pracownicy mogą przesyłać między sobą informacje ważne przy realizacji określonych zapytań ofertowych. Wszystkie komunikaty są przechowywane w bazie.

Zobacz nasze pozostałe prace
ScanDoc
Aplikacja do zarządzania danymi produkcyjnymi
SOWISYSTEM
System CallCenter

Nasze programy

Zobacz, co gwarantujemy

  • profesjonalizm
  • nowe technologie
  • terminowość
  • całodobowe wsparcie
Biuro handlowe: ul. Witkowskiego 2, 87-100 Toruń
+48 607 102 238 kts@kts.torun.pl
Skontaktuj się z nami